Transformation of conventional archives into digital at the Faculty of Medicine, University of Indonesia

Alfitah Carellina Ramadhan, Christian Wiradendi Wolor, Marsofiyati Marsofiyati

Abstract

Abstrak: Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan perkantoran yang mengalami adanya transformasi digital (perubahan sistem konvensional menjadi digital). Arsip digital memberikan kemudahan untuk para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya namun, tidak menutup kemungkinan bahwa arsip digital memiliki kelemahan yang dapat menurunkan kinerja karyawan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem kearsipan digital yang digunakan oleh Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, mengetahui sistem yang digunakan apakah sudah efektif atau masih perlu adanya perbaikan, serta mengetahui kelemahan dari sistem arsip digital tersebut. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa kearsipan digital membantu para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan administrasi di Instansi. Namun, dibalik itu perlu adanya perbaikan, peningkatan dan pengupgrade-an sistem agar tidak terjadi suatu kendala dan dapat digunakan secara lebih maksimal.

 

Keywords : arsip digital; kearsipan; transformasi digital


Abstract: Archiving is one of the office jobs that is experiencing digital transformation. Digital archives make it easy for employees to complete their work however, it does not rule out that digital archives have weaknesses that can reduce employee performance. The purpose of this study was to analyze the digital filing system used by the Faculty of Medicine, University of Indonesia, find out whether the system used was effective or not, and find out the weaknesses of the digital archiving system. The research method used in this research is descriptive qualitative with a case study approach. The results of this study indicate that digital archives help employees complete work more quickly and make it easier for employees to carry out administrative activities in agencies. However, behind that it is necessary to repair, improve and upgrade the system so that problems do not occur and can be used more optimally.


Keywords :  archive; digital  archive; transformation digital

Keywords

arsip digital; kearsipan; transformasi digital; digital archive; archive; transformation digital

Full Text:

PDF

References

Dachliyani, L. (2020). Instrumen yang sahih: Sebagai alat ukur keberhasilan suatu evaluasi program diklat. Media Informasi dan Komunikasi Diklat Kepustakawanan, 5(1), 57–65.

Dwitasari, P., Darmawati, N. O., Noordyanto, N., Sittasya, V. A., Zulraniyah, W., Raihanah, F. D., & Karim, A. A. (2020). Penggunaan metode observasi partisipan untuk mengidentifikasi permasalahan operasional Suroboyo Bus rute Merr-ITS. Jurnal Desain Idea: Jurnal Desain Produk Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, 19(2), 53. https://doi.org/10.12962/iptek_desain.v19i2.7943

Hansen, S. (2020). Investigasi teknik wawancara dalam penelitian kualitatif manajemen konstruksi. Jurnal Teknik Sipil, 27(3), 283. https://doi.org/10.5614/jts.2020.27.3.10

Heryana, A., & Unggul, U. E. (2018). Informan dan pemilihan informan dalam penelitian kualitatif. Sistem Informasi Akuntansi: Esensi dan Aplikasi, December, 14.

Hidayat, T. (2019). Pembahasan studi kasus sebagai bagian metodologi penelitian. ResearchGate, August, 1–13.

Husnita, T. J., Kesuma, M. el-K., Adab, F., & Universitas Islam Negeri Raden Intan Lampung. (2020). Pengelolaan arsip sebagai sumber informasi bagi suatu organisasi melalui arsip manual dan arsip digital. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, 1(2), 27–41. https://doi.org/10.24042/el-pustaka.v1i2.8503

Latiar, H. (2019). Efektifitas sistem temu kembali arsip digital Universitas Lancang Kuning Pekanbaru. Jurnal Pustaka Budaya, 6(1), 9–15. https://doi.org/10.31849/pb.v6i1.2131

Nurpita. (2018). Archival usages for administration activities: An overview in Yogyakarta. Jurnal Kearsipan, 13(Adminisrasi), 107–119.

Nyfantoro, F., Salim, T. A., & Mirmani, A. (2020). Perkembangan pengelolaan arsip elektronik di Indonesia: Tinjauan pustaka sistematis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 3(1), 1. https://doi.org/10.22146/diplomatika.48495

Putra, I. W. M., & Merliana, N. P. E. (2021). Kesiapan penerapan arsip digital untuk mendukung pembelajaran di lembaga pendidikan. Prosiding Seminar Nasional IAHN-TP Palangkaraya, 3, 141–152.

Ramadhan, A. N., & Muhyadi, M. (2021). Tuntutan profesionalisme bidang administrasi perkantoran di era digital. Jurnal Sekretaris & Administrasi Bisnis (JSAB, 5(1), 29. https://doi.org/10.31104/jsab.v5i1.187

Rismanto, R., & Pahlevi, T. (2022). Pengaruh penggunaan media pembelajaran kearsipan digital terhadap kemampuan mengelola arsip siswa kelas X-Otkp SMKN Mojoagung. VOX EDUKASI: Jurnal Ilmiah Ilmu Pendidikan, 13(1), 125–139. https://doi.org/10.31932/ve.v13i1.1565

Rosmaniah, S. M., Santoso, B., & Muhidin, S. A. (2022). Digitalisasi arsip statis pada masa pandemi Covid-19 di perguruan tinggi. Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran, 7(2), 214–224. https://doi.org/10.17509/jpm.v7i2.46819

Sarbani, Y. A. (2021). Perilaku sekretaris dalam berkorespondensi digital. Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan, 6(2), 124–146.

Sutrisno, L. C. (2019). Analisis autentikasi arsip digital hasil alih media di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(1), 248–257.

Wekke, I. S., dkk. (2019). Metode penelitian sosial.Angewandte Chemie International Edition, 6(11), 951–952.

DOI: https://doi.org/10.20961/jikap.v9i1.84959

Refbacks

  • There are currently no refbacks.