Penerapan jadwal retensi arsip dalam proses penyusutan di Lembaga Kearsipan Kota Surakarta

Abstract

Abstrak: Tujuan penelitian ini adalah untuk, (1) mendeskripsikan penerapan jadwal retensi arsip pada proses penciutan arsip di Lembaga Arsip Daerah Kota Surakarta, (2) mengetahui kendala dalam pelaksanaan jadwal retensi arsip di Lembaga Arsip Daerah Kota Surakarta. di Kota Surakarta, (3) menganalisis solusi untuk mengatasi kendala dalam pelaksanaan jadwal retensi arsip di Lembaga Kearsipan Daerah Kota Surakarta. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif yang mendeskripsikan data dengan menggunakan kata-kata atau rangkaian kata yang disebut deskriptif. Subjek penelitian adalah arsiparis dan pegawai LKD dan OPD yang dijadikan sampel penelitian. Data dikumpulkan dari informan yaitu kepala dinas, kepala dinas, arsiparis, staf kearsipan dan sumber dokumen. Teknik pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Validasi data menggunakan teknik triangulasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa, (1) Pelaksanaan penyusutan arsip di LKD Kota Surakarta sudah sesuai dengan ketentuan ANRI. Proses penyusutan melalui pemilahan arsip dinamis aktif dan tidak aktif dan yang terakhir adalah pemusnahan. Arsip yang dianggap masih digunakan akan disimpan kembali. Namun, jika arsip tersebut dianggap memiliki nilai sejarah, maka arsip tersebut akan dikirimkan ke ANRI; (2) Faktor yang menghambat proses pelaksanaan JRA pertama adalah kurangnya sumber daya manusia yang kompeten di bidang pengelolaan arsip dan kurangnya sarana prasarana yaitu lemari arsip dan rak map; (3) Langkah-langkah yang dilakukan LKD Kota Surakarta dalam mengatasi hambatan pelaksanaan JRA pada proses penyusutan adalah sosialisasi, pendekatan kepada Stake Holder, dan pendekatan langsung.

Kata Kunci : JRA; LKD; pengurangan arsip; penyimpanan arsip

Abstract: This study investigates the practical implementation of archive retention schedules within the context of archive reduction at the Surakarta City Regional Archives Institute. The research addresses three primary objectives: (1) describing the application of the archive retention schedule, (2) identifying obstacles encountered during implementation, and (3) analyzing strategies to overcome these challenges. The qualitative study involves archivists, LKD (Local Government Archives) staff, and OPD (Regional Work Unit) employees as research subjects. Data collection techniques include observation, interviews, and documentation. Triangulation is used for data validation. The study findings reveal that the implementation of archive depreciation aligns with ANRI (National Archives of the Republic of Indonesia) provisions. Challenges include a shortage of competent human resources and infrastructure limitations. To address these obstacles, the Surakarta City LKD employs socialization, stakeholder engagement, and direct approaches.

Keywords: archive reduction; archive storage; JRA; LKD