Analisis Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Kecamatan Baki Kabupaten Sukoharjo

Abi Yuliano Sugiarto, Cicilia Dyah Sulistyaningrum Indrawati, Muhammad Choerul Umam

Abstract

Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan surat masuk dan keluar pada Kantor Kecamatan Baki Kabupaten Sukoharjo, serta kendala dan solusi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara, dan analisis dokumen. Teknik uji validitas yang digunakan adalah triangulasi sumber dan metode. Analisis data menggunakan teknik analisis model interaktif Miles dan Huberman. Hasil penelitian menyatakan bahwa pelaksanaan pengelolaan surat masuk terdiri dari penerimaan, pemilahan, pencatatan, pengarahan, penyerahan, dan penyimpanan surat. Pengelolaan surat keluar meliputi penyusunan, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan surat. Kendalanya adalah pelaksanaan pengelolaan surat masuk dan keluar yang masih dilakukan secara manual, belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan surat, penggunaan fasilitas pengelolaan surat yang belum sesuai dengan kebutuhan, dan terbatasnya jumlah petugas yang berkompeten. Solusi untuk mengatasi kendala tersebut adalah dengan mengubah sistem pengelolaan surat dari manual menjadi komputerisasi, menyediakan ruangan khusus untuk menyimpan surat, menyediakan fasilitas pengelolaan surat sesuai kebutuhan, dan mengikuti pelatihan pengelolaan surat masuk dan keluar bagi karyawan.

Kata kunci : kualitatif; pengelolaan; surat penerimaan dan surat pengiriman

Abstract: This research aims to determine the management of incoming and outgoing letters at the Baki District Office, Sukoharjo Regency, and the obstacles and solutions in managing incoming and outgoing letters. This research is a qualitative descriptive study. The sampling technique used is purposive sampling. Collected data by observation, interviews, and document analysis. The validity test technique used is source and method triangulation. Data analysis using Miles and Huberman interactive model analysis technique. The study's results stated that the implementation of incoming mail management consisted of receiving, sorting, recording, directing, delivering, and storing letters. The outgoing mail management consists of drafting, typing, signing, recording, sending, and storing letters. The constraints are implementing the management of incoming and outgoing letters that are still done manually, there is no special room for storing letters, the use of mail management facilities is not in accordance with the needs, and the limited number of competent officers. The solutions to overcome the obstacles are changing the mail management system from manual to computerized, providing a special room for storing letters, providing mail management facilities according to needs, and participating in training on managing incoming and outgoing mail for employees.

Keywords: incoming and outgoing letters; management; qualitative



Keywords

kualitatif; pengelolaan; surat penerimaan dan surat pengiriman; incoming and outgoing letters; management; qualitative

Full Text:

PDF

References

Agusriyani, A., & Septayuda, I. (2021). Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Pengadilan Negeri Palembang Kelas IA Khusus. SEMHAVOK, 6-12.

Arifin, R., Latif, N. & Putri, A. N. P. (2020). Pengelolaan Surat Menyurat pada Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar Berbasis Web. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 10(1), 68-76.

Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 9(2), 439–453.

Endang R., S., Mulyani, S., & Suyetty. (2015). Modul Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Hafizh, M., & Nelisa, M. (2018). Sistem Penyimpanan Arsip di Kantor Camat Koto XI Tarusan Pesisir Selatan. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 6(2), 19-26.

Hakim, M. R., & Mardiyah, S. U. K. (2016). Management of Incoming and Outgoing Mails at Sentolo Sub-District Office Kulon Progo. 420–429.

Hardani, Andriani, H., Ustiawaty, J., Utami, E. F., Istiqomah, R. R., Fardani, R.A., Sukmana, D. J., & Auliya, N. H. (2020). Metode Penelitian Kualitatif & Kuantitatif. Yogyakarta: Pustaka Ilmu.

Hidayat, S. & Jumiatun, U. (2016). Prosedur Pengelolaan Surat untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi pada Kantor Kecamatan Pamulang. Jurnal Sekretaris, 3(1), 83-115.

Mahmud, M. (2013). Pentingnya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip.

Masykur, F. & Atmaja, I. M. P. (2015). Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web. Indonesian Journal on Networking and Security, 4(3), 1-7.

Njeru, F. M., Chege, A., & Ng’eno, E. (2017). An Evaluation of Records Management Practices at the Parliamentary Service Commission of Kenya (PSC). Saudi Journal of Humanities and Social Sciences, 2(7), 515–522.

Nuraida, I. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius.

Nurmansyah, A. & Yuliani, S. (2021). Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar secara E-Office pada KBM Ecotourism PERUM Perhutani Devisi Regional Jawa Barat dan Banten. Jurnal Administrasi Bisnis, 7(1), 92-99.

Purwandari, B. S. (2017). Implementasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Jurnal Utilitas, 3(1), 20-26.

Putri, H. D., & Masdaini, E. (2021). Sistem Pengarsipan Surat pada Kantor UPTD/KORWIL Disdikbud Muara telang. Adminika, 7, 63–73.

Putri, H. D., Purnamasari, H., & Astuti, E. W. (2020). Analisis Administrasi Surat-Menyurat pada Kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ Palembang. Jurnal Admika, 6(7), 139–147.

Ridha, M. & Istiqomah, D. E. (2019). Kualitas Pelayanan dalam Pengelolaan Surat PD Pasar Jaya. Jurnal Administrasi Bisnis Terapan, 2(1), 69-79.

Saragih, F. N. Y. & Damanik, R. (2018). Sistem Informasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Biro Rektorat Universitas Katolik Santo Thomas Medan. Jurnal MEANS, 3(1), 62-68.

Sedarmayanti. (2015). Tata Kearsipan. Bandung: Mandar Maju.

Sukoco, B. M. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Syafriadi. (2015). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat pada Universitas Cokroaminoto Palopo. Journal Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi, 7(4), 19-27.

Priansa, D. J. (2014). Kesekretarisan Professional Berkompeten, Cerdas, Terampil dan Melayani. Bandung: Alfabeta.

Turahmi, L., Silvia, A., & Siwi, M. K. (2018). Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tanah Datar. Jurnal Ecogen, 1(6), 379–384.

Ummah, I. R. (2018). Analisis Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan II Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. JIKAP, 2(3), 85-100.

Utami, R. T. (2013). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone. Jurnal Lentera Bisnis, 2(1), 189-236.

Yatimah, D. (2018). Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Pustaka Setia.

Refbacks

  • There are currently no refbacks.