Pengelolaan arsip di Kantor Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Surakarta

Abstract

Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip, kendala, dan solusi yang diterapkan untuk mengatasi kendala tersebut. Penelitian ini disusun dengan menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan tipe studi kasus, teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dan snowball sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi, analisis dokumen, dan studi pustaka. Data dianalisis dengan menggunakan teknik analisis data interaktif dan dibuktikan keabsahannya melalui triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Surakarta masih dilakukan secara manual, dimana kegiatan penciptaan, penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip dilakukan secara langsung. Dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kendala yang dialami yaitu jumlah arsip yang dikelola sangat banyak, namun belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan arsip, belum adanya pegawai yang memiliki kualifikasi khusus di bidang pengelolaan arsip,  dan  sarana  prasarana  yang  dimiliki belum cukup lengkap, terdapat beberapa lemari, rak arsip, dan boks arsip. Upaya yang dilakukan untuk  mengatasi  kendala  tersebut  antara  lain dengan melakukan alih media arsip, perekrutan pegawai, dan melakukan kerja sama dengan pihak ketiga.

Kata Kunci: kualitatif deskriptif; manajemen arsip; masalah; solusi; studi kasus

Abstract: This study aims to determine the management of records, obstacles, and solutions applied to overcome these obstacles. This research was structured using a descriptive qualitative approach with a case study type; the sampling techniques used were purposive sampling and snowball sampling. Data was collected by interview, observation, document analysis, and literature study. The data were analyzed using interactive data analysis techniques and proved their validity through source triangulation and technical triangulation. The results showed that the management of archives at Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Surakarta is still done manually, where the activities of creating, storing, moving, maintaining, shrinking, and destroying archives are carried out directly. In practice, there are several obstacles experienced, namely that the number of archives managed is very large. but there is no special room for storing archives, there are no employees who have special qualifications in the field of archive management, and the infrastructure that is owned is not complete enough; there are several cabinets, filing racks, and archive boxes. Efforts are being made to overcome these obstacles, among others, by transferring archived media, recruiting employees, and collaborating with third parties.

Keywords: archive management, case studies, descriptive qualitative, problem, solutions