Penerapan kebijakan paperless di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Surakarta

Abstract

Abstrak: Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan kebijakan paperless Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan kebijakan paperless, kendala-kendala yang dihadapi, serta solusi permasalahan yang dihadapi oleh Badan Kepegawaian, Pendidikan, dan Pelatihan Daerah Kota Surakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan penelitian studi kasus. Sumber datanya adalah informan, observasi, dan dokumentasi. Teknik pengambilan sampel menggunakan metode snowball sampling dan purposive sampling. Wawancara, observasi, dan analisis dokumen dan arsip digunakan untuk mengumpulkan data. Uji validitas data menggunakan uji kredibilitas dengan metode triangulasi. Analisis data dalam penelitian ini menggunakan analisis interaktif yang dilakukan analisis secara terus menerus hingga tercapai kejenuhan data; dengan demikian, kegiatannya meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian adalah (1) penerapan kebijakan paperless untuk mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan efisiensi kerja; (2) Kendala yang dihadapi terdapat pada server dan jaringan, dan tantangan utama adalah perubahan dari kebiasaan lama administrasi manual menjadi kebiasaan administrasi maju dengan menggunakan teknologi modern. (3) Solusi terhadap kendala dan tantangan di atas adalah dengan mengatasi kendala dan tantangan di atas, seperti pemeliharaan server, penggunaan pembangkit listrik sebagai sumber energi cadangan, dan melakukan edukasi kepada pegawai.

Kata kunci: penggunaan teknologi perkantoran; pengurangan penggunaan kertas; program paperless

Abstract: The purpose of this research is to know the implementation of the paperless The purpose of this research is to know the implementation of the paperless policy, the obstacles, and the solution to the problem faced by Badan Kepegawaian, Pendidikan, and Pelatihan Daerah Kota Surakarta. The research method used is qualitative descriptive research with a study case research approach. The sources of the data are the informant, observation, and documentation. The sampling technique uses snowball sampling and purposive sampling methods. Interviews, observation, and document and archive analysis are used to collect data. The validity data test uses a credibility test with a triangulation method. The data analysis in this research uses interactive analysis that is continuously analyzed until the data’s saturation is reached; thus, activities include data reduction, displaying data, and drawing a conclusion. The results of the research are (1) the implementation of a paperless policy to reduce the usage of paper and increase work efficiency; (2) The obstacles that are being faced are on the server and network, and the main challenge is the change of the old manual administrative habit to an advanced administrative habit using modern technologies. (3) The solution to the obstacles and challenges above is to solve the obstacles and challenges above, such as server maintenance, using a power generator as a backup energy resource, and educating the employee.

Keywords:office technology usage; paperless policy; reduction of paper usage