Pengelolaan Arsip Dinamis di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus

Abstract

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui: Pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus, hambatan-hambatan yang timbul dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus, dan upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis pada Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip atau dokumen. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik uji validitas data yang digunakan adalah triangulasi sumber dan tringulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif. Dari hasil penelitian ini diperoleh kesimpulan (1) Pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Surakarta Kelas 1A Khusus melalui beberapa proses meliputi (a) Penciptaan Arsip Dinamis dengan pembuatan naskah, dokumen, maupun surat baik surat masuk maupun keluar. (b) Penggunaan arsip dinamis berupa peminjaman arsip dinamis yang dilayani secara manual dan penemuan kembali yang rata-rata masih membutuhkan waktu diatas 1 menit. (c) Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis dimana pegawai melakukan upaya dengan pembersihan tempat penyimpanan arsip dan juga penggunaan kapur barus. (d) Penyusutan arsip dinamis dimana Pemindahan arsip tidak dilakukan dengan prosedur yang jelas dan tanpa adanya jadwal retensi arsip sedangkan pemusnahan belum pernah dilakukan. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip dinamis seperti Pegawai Kearsipan dan Lingkungan Arsip kurang diperhatikan dengan tidak adanya tenaga ahli arsiparis dan belum disediakannya vacuum cleaner dan hygrometer. (2) Hambatan-hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip dinamis meliputi: (a) Tidak adanya tenaga ahli arsip, (b) Ruang penyimpanan arsip semakin sempit, (c) Pengetahuan pegawai tentang arsip, serta (c) Kurangnya perhatian terhadap pengamanan arsip. (3) Sedangkan upaya yang telah dilakukan untuk  mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis diantaranya: (a) Permintaan pengadaan pegawai arsiparis, (b) Pengajuan ruang arsip baru, (c) Kerjasama pegawai dengan mahasiswa/siswa magang, (d) Memaksimalkan penggunaan aplikasi E-Surat dan SIPP.