Pengelolaan arsip berdasarkan teori daur hidup arsip di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

Abstract

Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mendeskripsikan pengelolaan arsip dengan teori siklus hidup arsip (Life Cycle of Record).  (2) Mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip. (3) Mengetahui upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan pengelolaan arsip. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif yang dideskripsikan dalam bentuk data deskriptif. Subjek dalam penelitian ini yaitu Sub koordinator Akademik, Penata Arsip dan Pembantu Penata Arsip. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data adalah wawancara, observasi dan dokumentasi. Pemeriksaan data menggunakan metode triangulasi teknik dan sumber. Teknik analisis data dengan model interaktif dengan tahapan reduksi data, penyajian data dan kesimpulan. Hasil penelitian pengelolaan arsip Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan meliputi: (1) Pengelolaan arsip pada Unit Kearsipan FKIP UNS cukup sesuai dengan siklus daur hidup arsip ISO 15489-1, meskipun masih belum maksimal. (2) Kendala yang ada dalam proses pengelolaan arsip adalah terbatasnya sumber daya manusia untuk pengelolaan arsip, penataan sarana dan prasarana yang tidak sesuai dengan pedoman, kesulitan dalam menemukan kembali arsip, kurangnya pemahaman dalam sistem klasifikasi arsip dan pemeliharaan arsip yang tidak mendapat perhatian yang cukup. (3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut dengan memperluas kapasitas ruang penyimpanan arsip, meningkatkan kualitas karyawan dan menambah profesional magang dalam pengelolaan arsip, pengembangan digitalisasi arsip atau e-archive, serta pemeliharaan dan keamanan rutin.

Kata kunci: daur hidup arsip; kualitatif; tata arsip; warkat

Abstract: This qualitative research investigates archive management practices using the life cycle theory of records (ISO 15489-1). The study focuses on the Faculty of Teacher Training and Education (FKIP) UNS Archives Unit. Key objectives include (1) describing the application of the life cycle model, (2) identifying obstacles in records management, and (3) analyzing efforts to overcome these challenges. Data sources include interviews, observations, and documentation. Triangulation methods ensure data validity. Findings reveal that while the FKIP UNS Archives Unit adheres to the life cycle principles, optimization remains a goal. Challenges include limited human resources, non-compliant infrastructure, retrieval difficulties, and inadequate understanding of archive classification. Strategies to address these issues involve capacity expansion, employee training, digitization efforts, and routine maintenance.

Keywords: archive management; archive life cycle; qualitative; scrip