Pelaksanaan manajemen kearsipan pada bagian tata usaha di SMK Kristen 1 Surakarta

Florentina Puspita, Hery Sawiji, Susantiningrum Susantiningrum

Abstract

Abstrak: Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta perlu memiliki sistem kearsipan yang baik dalam membantu tersedianya data dan informasi dengan cepat. Namun masih banyak organisasi yang belum menyadari pentingnya arsip sehingga sering kali dianggap tidak penting dan tidak diperhatikan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pelaksanaan manajemen kearsipan pada bagian tata usaha di SMK Kristen 1 Surakarta, (2) Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan manajemen kearsipan di bagian tata usaha SMK Kristen 1 Surakarta, (3) Upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang ada dalam pelaksanaan manajemen kearsipan di bagian tata usaha SMK Kristen 1 Surakarta. Menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengambilan sampel menggunakan purposive dan snowball sampling. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Pelaksanaan Manajemen Kearsipan pada SMK Kristen 1 Surakarta sudah berjalan dengan baik namun masih terdapat kendala dalam pelaksanaannya (2) Kendala yang dialami dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah a) masih kurangnya sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya, b) sarana dan prasarana kearsipan yang kurang memadai, c) tidak ada pedoman khusus untuk kearsipan. (3) Upaya untuk mengatasi kendala yang dialami berupa a) memanfaatkan Program magang SMK/Universitas dan bekerjasama antar pegawai, b) menjaga sarana dan prasarana arsip yang ada , c) memberi bimbingan mengenai pengelolaan arsip yang ada.

Kata kunci : arsip; pengelolaan arsip; tata kelola

 

Abstract: Every government and private organization requires a robust archive system to facilitate quick access to data and information. However, many organizations still underestimate the importance of archives, leading to their neglect. This study aims to achieve the following objectives (1) Implementation of Archives Management: The research assesses the current implementation of archives management in the administration section of SMK Kristen 1 Surakarta. (2) Obstacles Faced: The study identifies the challenges encountered during the implementation of archives management. These obstacles include (a) Lack of Competent Human Resources and insufficient expertise in archival practices. (b) Inadequate Archival Facilities and Infrastructure: The absence of proper storage and preservation facilities. (c) Lack of Specific Guidelines: The organization lacks clear guidelines for effective archiving. (3) Efforts to Overcome Obstacles: The study proposes strategies to address the identified obstacles. These efforts involve (a) Utilizing Vocational School/University Internship Programs: Leveraging student internships to enhance archival skills. (b) Collaboration Among Employees: Encouraging teamwork and knowledge sharing. (c) Guidance on Archive Management: Providing comprehensive guidance for effective archival practices. The study employs qualitative methods, utilizing purposive and snowball sampling techniques. The findings highlight both successful implementation and persistent challenges in archives management at SMK Kristen 1 Surakarta. By addressing these obstacles, educational institutions can optimize their archival practices and ensure efficient data retrieval and preservation.

Keywords: archive management; files; governance

Keywords

arsip; pengelolaan arsip; tata kelola; archive management; files; governance

Full Text:

PDF

References

Ali, S. M., & Winata, H. (2016). Manajemen kearsipan. CV. Pustaka Setia.

Amsyah, z. (2018). Manajemen kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama.

Anisa, Z. R., Murwaningsih, T., & Ninghardjanti, P. (2018). Pelaksanaan pelayanan tata usaha di SMK Batik 1 Surakarta. Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran, 2(2), 115-127.

Asriel, & Silvia, A. (2018). Manajemen kearsipan. PT Remaja Rosdakarya.

Basya, M. R. (2021). Analisis pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 9.2, 444. Retrieved from https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/11645/6050

Creswell, J. (2013). Research design: Pendekatan kualitatif, kuantitatif, dan mixed. Pustaka Pelajar.

Eka, S., & Armida. S. (2018). Analisis efektivitas dan efisiensi penyimpanan arsip Kabupaten Dharmasraya Sumatra Barat. Jurnal Pendidikan Ekonomi, 1.1, 14.

Elviera, C. D. (2019). Pengembangan tata usaha sekolah berbasis teknologi informasi. Jurnal Pendidikan, 2.

Gunawan, I. (2015). Metode penelitian kualitatif teori & praktik. Bumi Aksara.

Kristiyanti, I. (2015). Manajemen kearsipan dalam meningkatkan kualitas pelayanan. Jurnal efisiensi, 85-97.

Kusumastuti, A., & Khoirun, A. M. (2019). Metode kualitatif. Lembaga Pendidikan Sukarno Pressindo.

Meirinawati, M., & Prabawati, I. (2015). Manajemen kearsipan untuk mewujudkan tata kelola administrasi perkantoran yang efektif dan efisien. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 8(5), 177-187. Retrieved from https://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap/article/view/9894/7322

Murniati, M. (2023). Manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMA Negeri 12 Pekanbaru. Jurnal Manajemen Pendidikan, 4(1) 61-68. Retrieved from https://repository.uin-suska.ac.id/64289/2

Pancaningsih, Rr. Sarwendah. (2016). Manajemen kearsipan. Jurnal Wirausaha, 12(3), 120-125.

Reviansyah, M. R. (2022). Penataan Arsip Dinamis Aktif Dengan Sistem Kronologis Pada Divisi Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DKI Jakarta. 33.

Sholikah. M., & Oktarina. N. (2018). Pelaksanaan pengelolaan kearsipan untuk menunjang akuntabilitas sekolah. Economic Education Analysis Journal , 7(3).

Refbacks

  • There are currently no refbacks.