Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa di Kabupaten Karanganyar

Abstract

Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pembuatan arsip dinamis, pemanfaatan arsip dinamis, pemeliharaan arsip dinamis, dan penyusutan arsip dinamis di kantor Dispermades Kabupaten Karanganyar. Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Data penelitian diperoleh dari tempat atau fasilitas, instrumen, serta dokumen dan arsip dengan cara pengambilan sampel menggunakan purposive sampling dan snowball sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Uji keabsahan data diperoleh dengan 1) uji kredibilitas, 2) uji transferabilitas, 3) uji ketergantungan, dan 4) uji konfirmabilitas. Teknik analisis data menggunakan analisis data model interaktif dengan tahapan: 1) pengumpulan data, 2) reduksi data, 3) penyajian data, dan 4) penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) Pembuatan arsip dinamis dilakukan dengan pembuatan arsip dinamis secara manual. Setiap surat masuk dan keluar dikelola dengan baik mulai dari penerimaan hingga penyimpanan di lemari arsip. 2) Pemanfaatan arsip dinamis meliputi peminjaman arsip yang belum menerapkan prosedur peminjaman sistematis, dan penemuan kembali arsip secara manual memerlukan waktu 4-7 menit.  3) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan dengan cara membersihkan tempat penyimpanan secara berkala dan menyediakan bahan pencegah arsip dari serangga seperti kapur barus dan bahan pencegah lainnya. 4) Penyusutan arsip dinamis belum menerapkan prosedur penyusutan arsip secara sistematis.

Kata kunci: arsip aktif; dokumen-dokumen; manajemen arsip dinamis

Abstract: This study aims to find out how the creation of dynamic archives, the use of dynamic archives, the maintenance of dynamic archives, and the shrinkage of dynamic archives at the Karanganyar District Dispermades office. This type of research is descriptive qualitative. Research data were obtained from places or facilities, instruments, as well as documents and archives by sampling using purposive sampling and snowball sampling. Data was collected using interview, observation, and document analysis techniques. The Data validity test is obtained by 1) credibility test, 2) transferability test, 3) dependability test, and 4) confirmability test. Data analysis techniques use interactive model data analysis with stages: 1) data collection, 2) data reduction, 3) data presentation, and 4) concluding. The results showed that: 1) Dynamic archive creation goes with manually creating dynamic archives. Every incoming and outgoing mail is well managed from receipt to storage in the filing cabinet. 2) The use of dynamic archives includes borrowing archives that have not implemented systematic lending procedures, and manual rediscovery of archives takes 4-7 minutes.  3) Dynamic archive maintenance is carried out by regularly cleaning the storage area and providing archive deterrent materials from insects such as camphor and other deterrent materials. 4) Dynamic archive shrinkage has not implemented a systematic archive shrinkage procedure.

Keywords: archive; dynamic archive; dynamic archive management