KEEFEKTIFAN PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN SUBJEK UNTUK TEMU KEMBALI ARSIP DI KANTOR KECAMATAN BALONGPANGGANG GRESIK

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek untuk temu kembali arsip di kantor Kecamatan Balongpanggang Gresik. Subjek penelitian adalah 4 pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian kantor Kecamatan Balongpanggang Gresik, sedangkan 1 orang Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan 1 orang pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian sebagai triangulasi sumber. Teknik pengumpulan data menggunakan angket dan wawancara, sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa untuk indikator keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) kegiatan pencatatan dan menghimpun arsip dilakukan karena sistem kearsipan subjek dianggap mudah dipahami dan dikuasai oleh pegawai; 2) arsip yang selalu digandakan menjadi 2 dimana satu diserahkan untuk pimpinan, dan satu disimpan oleh Bagian Umum dan Kepegawaian untuk diarsipkan; 3) bukti peminjaman arsip dilakukan melalui beberapa prosedur, diawali dengan peminjam menuju ke petugas administrasi untuk mencatat keperluan di buku agenda, setelah itu petugas akan membuatkan surat peminjaman dan diserahkan ke pimpinan untuk meminta persetujuan; 4) pengontrolan dilakukan agar arsip yang sifatnya biasa tidak menumpuk dan mengurangi ruang penyimpanan. Sedangkan untuk indikator temu kembali arsip dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) sistem kearsipan subjek yang dilakukan sudah 80% karena mudah dipahami dan sesuai dengan standar operasional prosedur, sehingga mempermudah pegawai dalam menemukan kembali arsip yang sedang dibutuhkan; 2) sistem penyimpanan yang digunakan diklasifikasikan berdasarkan pokok surat dimana dibagi menjadi beberapa jenis seperti arsip vital, arsip penting, dan arsip biasa; 3) penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet dan snellhecter dimana kedua alat tersebut memiliki harga ekonomis; 4) keamanan yang dilakukan yaitu arsip yang sudah diklasifikasikan diletakkan ke dalam snellhecter, setelah itu dimasukkan ke filing cabinet agar arsip dapat cepat diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan; 5) arsip yang ada ditempatkan di lemari penyimpanan arsip di ruangan khusus yang ada di kantor kecamatan untuk mempermudah penemuan kembali arsip; 6) sistem kearsipan subjek yang digunakan sudah sesuai dengan standar prosedur penyimpanan arsip; 7) pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian sudah berpengalaman menangani kearsipan sehingga memahami sistem kearsipan subjek dan cepat dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.