KEEFEKTIFAN PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN SUBJEK UNTUK TEMU KEMBALI ARSIP DI KANTOR KECAMATAN BALONGPANGGANG GRESIK

Aan Budianto, Durinta Puspasari

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek untuk temu kembali arsip di kantor Kecamatan Balongpanggang Gresik. Subjek penelitian adalah 4 pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian kantor Kecamatan Balongpanggang Gresik, sedangkan 1 orang Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan 1 orang pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian sebagai triangulasi sumber. Teknik pengumpulan data menggunakan angket dan wawancara, sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa untuk indikator keefektifan penerapan sistem kearsipan subjek dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) kegiatan pencatatan dan menghimpun arsip dilakukan karena sistem kearsipan subjek dianggap mudah dipahami dan dikuasai oleh pegawai; 2) arsip yang selalu digandakan menjadi 2 dimana satu diserahkan untuk pimpinan, dan satu disimpan oleh Bagian Umum dan Kepegawaian untuk diarsipkan; 3) bukti peminjaman arsip dilakukan melalui beberapa prosedur, diawali dengan peminjam menuju ke petugas administrasi untuk mencatat keperluan di buku agenda, setelah itu petugas akan membuatkan surat peminjaman dan diserahkan ke pimpinan untuk meminta persetujuan; 4) pengontrolan dilakukan agar arsip yang sifatnya biasa tidak menumpuk dan mengurangi ruang penyimpanan. Sedangkan untuk indikator temu kembali arsip dapat disimpulkan sebagai berikut: 1) sistem kearsipan subjek yang dilakukan sudah 80% karena mudah dipahami dan sesuai dengan standar operasional prosedur, sehingga mempermudah pegawai dalam menemukan kembali arsip yang sedang dibutuhkan; 2) sistem penyimpanan yang digunakan diklasifikasikan berdasarkan pokok surat dimana dibagi menjadi beberapa jenis seperti arsip vital, arsip penting, dan arsip biasa; 3) penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet dan snellhecter dimana kedua alat tersebut memiliki harga ekonomis; 4) keamanan yang dilakukan yaitu arsip yang sudah diklasifikasikan diletakkan ke dalam snellhecter, setelah itu dimasukkan ke filing cabinet agar arsip dapat cepat diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan; 5) arsip yang ada ditempatkan di lemari penyimpanan arsip di ruangan khusus yang ada di kantor kecamatan untuk mempermudah penemuan kembali arsip; 6) sistem kearsipan subjek yang digunakan sudah sesuai dengan standar prosedur penyimpanan arsip; 7) pegawai Bagian Umum dan Kepegawaian sudah berpengalaman menangani kearsipan sehingga memahami sistem kearsipan subjek dan cepat dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

Keywords

: keefektifan, sistem kearsipan subjek, temu kembali arsip

Full Text:

PDF

References

Akmal, H. & Rahmah, E. (2020). Pelaksanaan Penyimpanan Arsip di Bagian Kasubag Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat. Info Bibliotheca: Jurnal Perpustakaan dan Ilmu Informasi. 1(2): 82-89. https://doi.org/10.24036/ib.v1i2.28.

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Arikunto, S. (2009). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.

Buang, M., dkk. (2019). Sistem Pengolahan Arsip di Kantor Kecamatan Ilir Timur III Palembang. Iqra': Jurnal Perpustakaan dan Informasi. 13(1): 30-46. http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/iqra/article/view/4359.

Endang, S., Mulyani, S., & Suyetty. (2009). Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Jakarta: Erlangga.

Mardalis. (2017). Buku Metode Penelitian Suatu Pendekatan Proposal. Jakarta: Bumi Aksara.

Mardiasmo. 2017. Perpajakan Edisi Terbaru. Yogyakarta: Andi.

Masruri. 2014. “Analisis Efektifitas Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan (PNPM-MP) (Studi Kasus Pada Kecamatan Bunyu Kabupaten Bulungan Tahun 2010).” Governance and Public Policy.

Moleong, Lexy J. (2011). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Mulyadi. (2018). Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) sebagai Sarana Temu Kembali Arsip di Dinas Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi (Arpusdok) Kota Palembang. JIPI: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 3(1): 50-73. http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/jipi/article/view/1493/1235.

Munadi. (2013). Pengelolaan dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif. Jurnal Admisi dan Bisnis. 14(1): 91-95. https://jurnal.polines.ac.id/index.php/admisi/article/view/1037.

Musaddad, A.A., dkk. (2020). Implementasi Manajemen Kearsipan di Sektor Publik. Jurnal Governansi. 6(2): 133-143. https://ojs.unida.ac.id/JGS/article/view/2843.

Putri, D. (2018). Pengelolaan Arsip di Kantor Badan Pengendalian Dampak Lingkungan Daerah Kota Padang. Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan. 7(1): 43-53. http://ejournal.unp.ac.id/index.php/bahana/article/view/5962/pdf.

Quible, Z.K. (2001). Adminisrtrative Office Management, an Introduction. New Jersey: Prentice Hall: Upper Saddle River.

Rumakat, L.Q.M. (2018). Sistem Pengelolaan Kearsipan Administrasi Perkantoran pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Raja Ampat Provinsi Papua Barat. Jurnal Noken. 4(1): 46-61. https://www.researchgate.net/publication/330661034_SISTEM_PENGELOLAAN_KEARSIPAN_ADMINISTRASI_PERKANTORAN_PADA_DINAS_TENAGA_KERJA_DAN_TRANSMIGRASI_KABUPATEN_RAJA_AMPAT_PROVINSI_PAPUA_BARAT.

Rusdawati & Ardoni. (2014). Sistem Penyimpanan dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis Aktif di Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. 2(2):22-32. http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/3314.

Satori, D. & Qomariah, A. (2017). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.

Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D. Bandung: Alfabeta.

Sujarweni, W.V. (2014). Metodologi Penelitian Lengkap Praktis dan Mudah Dipahami. Yogyakarta: Pustaka Baru Press.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Wijaya, R.A., Wiyono, B.B., & Bafada, I. (2018). Pengelolaan Kearsipan. JAMP: Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan. 1(2): 231-237. http://journal2.um.ac.id/index.php/jamp/article/view/3333/2223.

Wursanto. (2002). Dasar-dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta: Andi.

DOI: https://doi.org/10.20961/jikap.v5i3.54267

Refbacks

  • There are currently no refbacks.