Mail management procedures in the general affairs division of Surakarta City Regional Secretariat

Efi Kusumawardani, Patni Ninghardjanti, Tutik Susilowati

Abstract

Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Surakarta. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan dalam penelitian adalah informan, tempat dan peristiwa, serta dokumentasi. Teknik sampling yang digunakan adalah purposive sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Validitas data yang digunakan adalah validitas internal dan validitas eksternal. Sedangkan analisis data yang digunakan yaitu dengan model analisis interaktif. Hasil penelitian: (1) Pengelolaan surat di Sekretariat Daerah Kota Surakarta berlangsung efektif, efisien, dan akuntabel melalui pembagian tugas yang jelas, dukungan regulasi, penerapan sistem digital, serta mekanisme disposisi berjenjang yang mencerminkan prinsip good governance, (2) Kendala yang dirasakan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah kurangnya pemahaman Masyarakat terhadap alur dan kewenangan antar bagian, (3) Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Surakarta perlu menerapkan strategi komprehensif berbasis sosialisasi, digitalisasi, dan evaluasi berkala untuk membangun layanan persuratan yang efisien, transparan, dan responsif.  

 

Kata Kunci: administrasi; pelayanan; pemerintah


Abstract: This study aimed to examine the procedures for managing incoming and outgoing mail in the General Affairs Division of the Surakarta City Regional Secretariat. A qualitative descriptive research design was employed. Data sources included key informants, direct observation of events and locations, and relevant documentation. Purposive sampling was utilized to select participants. Data collection techniques comprised interviews, observation, and document analysis. Internal and external validity assessments ensured data credibility. The interactive analysis model guided data analysis. The findings revealed that: (1) Mail management at the Surakarta City Regional Secretariat operates effectively, efficiently, and accountably through clear task distribution, regulatory support, digital system implementation, and a tiered disposition mechanism reflecting good governance principles; (2) The primary obstacle identified was the public's insufficient understanding of mail routing procedures and jurisdictional boundaries between divisions; and (3) The General Affairs Division should implement a comprehensive strategy incorporating public outreach, digitalization, and periodic evaluation to establish efficient, transparent, and responsive mail services.

 

Keywords: administration; government; services

Keywords

administrasi; pelayanan; pemerintah; administration; government; services

Full Text:

PDF

References

Azizah, F. K., Safriadi, A., Pramono, S. E., & Isnanto, R. R. (2025). Implementasi kebijakan arsip digital. Prosiding International Conference on Information Systems, Social Issues, and Economic Environment (ICoISSEE-5).

Badan Nasional Pengembangan SDM. (2023). Implementasi ISO 9001:2015 dalam manajemen layanan publik. BNPSDM Press.

Bertot, J. C., Jaeger, P. T., & Grimes, J. M. (2020). Digital government and public service innovation. Government Information Quarterly, 37(2), 101–113.

Efendi, M. (2020). Evaluasi pelayanan publik berbasis data dan kepuasan masyarakat. Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 10(2), 145–158.

Handayani, T., Lestari, D., & Prasetya, I. (2022). Komunikasi pemerintah dalam menyampaikan informasi layanan publik di era digital. Jurnal Komunikasi Pemerintahan, 6(1), 88–97.

Handoko, T. H. (2011). Manajemen personalia dan sumberdaya manusia (2nd ed.). BPFE.

Hidayati, N. N., & Srimoeljanto, A. (2023). Manajemen pengetahuan untuk Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik menggunakan semantic thesaurus. Jurnal Ilmu Komputer dan Informasi (JIKI), 16(3), 227–236.

Kurniawan, A., & Zain, M. (2021). Sosialisasi administrasi publik dan tantangannya di era digital. Jurnal Administrasi Publik Digital, 3(2), 115–126.

Makmur, S. (2023). Implementasi kebijakan digitalisasi arsip sebagai bentuk penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). International Journal of Social Research (IJSR), 3(3), 612–619.

Novelawaty, Y. D., & Herawan, L. (2024). Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan Terpadu (SRIKANDI versi 3) sebagai Electronic Records Management System (ERMS): Aspek penciptaan menurut ISO 16175-2:2011. Journal of Information Systems and Informatics, 6(1), 23–35.

OECD. (2020). Principles of good governance in public administration. OECD Publishing.

Osborne, D., & Gaebler, T. (2021). Reinventing government: The entrepreneurial spirit in modern public sector. PublicAffairs.

Peraturan Walikota Nomor 15-AA tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Surakarta. (2011).

Peraturan Walikota Surakarta Nomor 12 Tahun 2021 tentang Standar Pelayanan Publik. (2021).

Pratama, A., & Nugroho, R. (2021). Pelibatan masyarakat dalam evaluasi layanan publik: Sebuah pendekatan kolaboratif. Jurnal Inovasi Kebijakan Publik, 3(2), 112–125.

Putra, A. Y., Nugroho, T., & Latifah, S. (2020). Optimalisasi SOP dalam meningkatkan efisiensi administrasi publik. Jurnal Manajemen dan Kebijakan Publik, 11(1), 33–44.

Putri, M. D., & Sari, L. R. (2022). Peran jabatan fungsional arsiparis dalam tata kelola kearsipan di pemerintahan daerah. Jurnal Ilmu Kearsipan dan Informasi, 7(1), 45–55.

Rahmayani, N., & Widiyanto, A. (2021). Efektivitas sosialisasi layanan publik di era digitalisasi pemerintahan. Jurnal Komunikasi dan Kebijakan Publik, 5(2), 121–132.

Ramdhani, T. I., Nurhayati, N., & Mulyani, D. (2023). Smart government dan arsip digital dalam SPBE. Computer Science and Information Technology (CSIT) Journal, 5(2), 101–112.

Wahyudi, A., & Sari, N. A. (2022). Transformasi digital layanan administrasi publik tingkat daerah. Jurnal Inovasi Pelayanan Publik, 6(1), 56–68.

Widodo, S. (2023). Efektivitas pelayanan surat menyurat di instansi pemerintah: Kajian pada tingkat pemerintah daerah. Jurnal Pelayanan Publik dan Kebijakan, 5(1), 67–78.

DOI: https://doi.org/10.20961/jikap.v10i1.106718

Refbacks

  • There are currently no refbacks.