Implementasi Arsip Elektronis dalam Meningkatkan Penyimpanan Kearsipan di Organisasi

Abstract

Penggunaan kertas dalam melaksanakan pekerjaan administrasi akan mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat. Tentu hal ini akan mengakibatkan tingkat pertumbuhan arsip atau dokumen berupa kertas semakin meningkat sehingga lambat launmenjadikan dokumen sulit untuk ditemukan. Kondisi demikian perlu diantisipasi dengan
menggunakan teknologi yaitu implementasi arsip elektronis untuk memudahkan dalam pengelolaan arsip. Tujuan penulisan ini untuk mengetahui implementasi arsip elektronis dalam organisasi sehingga dapat meningkatkan penyimpanan kearsipan dalam suatu organisasi. Adapun penulisan paper ini menggunakan studi literature mengenai implementasikan arsip elektronis, organisasi dapat menggunakan arsip yang berkelanjutan yang akan mengintegrasikan seluruh bagian organisasi ke dalamnya. Namun sebelum mengimplementasikannya, ada 12 komponen yang harus diperhatikan oleh organisasi yaitu kebijakan dan prosedur, Pendidikan dan Training, Kerahasiaan dan Kejujuran, Cakupan Dokumen, Metadata, Manajemen File, Manajemen Penyimpanan, Ketersediaan Arsip, Audit Trail, Retensi, Pembaharuan Media atau Transfer, dan Disposal. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.