Peranan Sistem Paperless Office Dalam Mendukung Upaya Otomatisasi Kantor Pemerintahan (Studi Kasus di Kantor Dinas Kebudayaan Kota Surakarta)

Abstract

Bahasan paperless office merupakan materi yang menarik bagi peneliti. Masalah utama yang diteliti adalah sejauh mana paperless office ini diterapkan di instansi pemerintahan. Kemudian tujuan penelitian ini adalah mengetahui bagaimana pelaksanaan paperless office, masalah yang terjadi, dan solusi di instansi pemerintahan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan
pendekatan studi kasus. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat dan peristiwa, serta dokumen. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik uji validitas data yang digunakan adalah triangulasi sumber dan tringulasi teknik. Teknik
analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif. Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah : (1) Pelaksanaan sistem paperless office dalam ruang lingkup administrasi dilaksanakan dalam beberapa proses, yakni: (a) Proses menghimpun memanfaatkan telepon dalam mencari informasi; (b) Aplikasi SIMARDI yang digunakan untuk pencatatan dokumen; (c) Google Drive dan
sistem cashless untuk kegiatan mengolah; (d) Pemanfaatan google drive dalam kegiatan menggandakan; (e) Google Drive untuk kegiatan distribusi dokumen; (f) Penyimpanan dokumen secara online dan offline; (g) Beberapa alat yang digunakan dalam menunjang penggunaan sistem paperless office yaitu komputer, mesin scan, printer, dan aplikasi lainnya. (2) Terdapat hambatan yang menyebabkan sistem paperless office tidak berjalan lancar, yakni: (a) Kemampuan dan kemauan SDM; (b) Kurangnya pemahaman sistem paperless office; (c) Kerusakan sarana dan prasarana di Dinas Kebudayaan Kota Surakarta. (3) Upaya mengatasi hambatan-hambatan sistem paperless office, yakni: (a) Pelatihan keterampilan yang ditujukan kepada para pegawai untuk meningkatkan
kemampuan penguasaan teknologi perkantoran modern. (b) Mahasiswa magang dan pegawai muda yang membantu dalam pelaksanaan sistem paperless office. (c) Diadakan perencanaan anggaran yang berguna untuk pemeliharaan sarana dan prasarana yang menunjang sistem paperless office.