MANAJEMEN KEARSIPAN UNTUK MEWUJUDKAN TATA KELOLA ADMINISTRASI PERKANTORAN YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Abstract

Arsip yang dibuat dan diterima organisasi atau instansi baik pemerintah ataupun
swasta perlu dikelola dalam sistem kearsipan dengan memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahun dan teknologi. Realitas di lapangan , masih banyak ditemui organisasi atau instansi yang belum menyadari pentingnya fungsi arsip, sehingga arsip sering kali tidak diperhatikan, tidak diminati, atau dianggap tidak penting untuk dipahami dan diterapkan di perusahaan yang pada akhirnya tidak dibuat perencanaan dan pengendalian arsip yang baik. Menyadari hal tersebut maka sangat dibutuhkan untuk menerapkan sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang baik, efektif dan efisiensi melalui manajemen kearsipan yang handal. Sasaran dalam manajemen kearsipan yaitu untuk memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip serta menyediakan data dan informasi yang mudah dan cepat apabila dibutuhkan. Data atau informasi yang tersimpan dalam arsip, harus tersedia setiap saat apabila dibutuhkan oleh setiap orang. Selain itu manajemen kearsipan yang efisien dan efektif mempunyai pengaruh yang besar untuk penelusuran dan pencarian data atau informasi yang baik bagi pimpinan yang dapat dipakai sebagai bahan dalam proses pengambilan kebijakan. Dalam manajemen kearsipan terdapat kegiatan-kegiatan antara lain : penciptaan, penggunaan, penyimpanan aktif, pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif, dan pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis. Sedangkan prosedur pengelolaan arsip terdiri dari beberapa tahap, yaitu prosedur penyimpanan arsip, prosedur peminjaman/pengambilan arsip, proses penyusutan arsip dan jadwal retensi arsip. Untuk dapat mewujudkan tata kelola administrasi perkantoran yang efektif dan efisien, maka memerlukan usaha 1). Penyempurnaan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya, 2). berusaha untuk melengkapi peralatan dan sarana yang diperlukan dalam kearsipan, 3). mempersiapkan pegawai dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan di bidang kearsipan, 4). memberikan kompensasi dan penghargaan kepada petugas kearsipan (arsiparis). Selain itu manajemen kearsipan yang baik, berlandaskan pada sifat-sifat: 1). mudah ditangani dan paham untuk diikuti, 2). sistem arsip terjamin kesiapannya saat arsip diperlukan.